Lorsque vous avez comme projet de créer ou refaire votre logo, votre site web, votre communication, votre charte graphique, ou développer une application etc., la plupart du temps vous travaillerez avec une agence de communication et/ou un graphiste.
Pour bien cerner vos besoins, structurer et encadrer votre demande, il est très important de passer par l’étape de rédaction d’un cahier des charges. Il est à la fois utile pour vous, mais également pour le graphiste qui saura exactement ce qui lui est demandé de réaliser.
Mais dis-moi Jamy, c’est quoi un cahier des charges ?
On l’appelle aussi CDC dans le jargon. C’est un document qui établit les besoins, les demandes, les objectifs, les fonctionnalités, les contraintes, le budget et le délai de réalisation d’un projet.
La plupart du temps, c’est le chef de projet (ou le graphiste) qui le rédige et le fait valider à son client.
Dans le cas des appels d’offres publics, ce sont les collectivités ou les organismes publics qui établissent leur cahier des charges avec l’aide d’un bureau d’étude ou un consultant.
Pourquoi c’est important d’avoir un cahier des charges ?
En mettant clairement sur papier les spécificités et les besoins liés à un projet, le cahier des charges est un excellent outil de pilotage et de guide pour comprendre les attentes du client.
Il permet également d’identifier les priorités du projet, les budgéter, et déterminer un délai nécessaire à la réalisation.
Sans cahier des charges, on prend le risque d’avoir une mauvaise compréhension des besoins entre le client et le prestataire, d’engendrer une perte de temps, d’avoir une vision déformée du projet final, ou d’avoir une idée trop vague de ce qui est attendu.
Comment rédige-t-on un cahier des charges ?
Chaque agence ou graphiste à sa propre manière de rédiger un cahier des charges, de façon plus ou moins détaillée (tout dépend aussi de la complexité du projet).
Cela dit, la plupart du temps, dans un cahier des charges, on a l’habitude de retrouver :
– Le contexte
– Les objectifs du projet
– Les cibles
– Les contraintes techniques
– Les ressources disponibles
– Les parties prenantes
– Les demandes spécifiques et fonctionnalités espérées
– Le budget
– La deadline etc.
Il n’existe donc pas de modèle prédéfini par le dieu du cahier des charges. Chacun l’écrit à sa sauce, en ayant en tête ces lignes directrices.
Voici un exemple de trame pour de rédaction d’un CDC :
1 – On présente et contextualise le projet :
Dans cette première partie, on présente le client et son intention, de façon simple et concise. On énonce également l’objectif de la demande et la cible de celle-ci.
Cette partie est très utile lorsque le projet met en relation des prestataires qui ne connaissent pas le client.
On peut notamment évoquer le secteur d’activité, ses produits ou services, sa cible…
Pour le contexte, on peut clarifier les questions suivantes : À quels besoins le projet doit-il répondre ? À qui ? Pourquoi ? Quel est l’objectif de ce projet ?
Par exemple : Projet : Refonte d’un site internet.
Contexte : Après 8 ans de création, le site internet https://ceciestunexemple.com, de l’entreprise Exemple, à besoin d’un bon coup de jeune, et a besoin de nouvelles fonctionnalités (newsletter / agenda / traduction…).
L’entreprise Exemple, située dans le Finistère, est spécialisée dans la conception d’exemples.
Objectif : Remoderniser la vitrine de la marque pour offrir une meilleure expérience à l’utilisateur, et attirer de nouveaux prospects.
La cible : Hommes et femmes entre 30 et 60 ans.
2 – On identifie les besoins et les contraintes du projet :
Dans cette partie, on établit le périmètre du projet afin de se donner un cadre clair et précis.
On peut alors se demander par exemple quelle est la portée du projet (internationale, nationale, régionale… ?). Ou encore quelles sont les habitudes et comportements de la cible visée (par exemple, une personne de 60 ans n’aura peut-être pas la même pratique d’internet, qu’un ado de 16 ans.)
Exemple : Besoins : – Meilleur référencement web, meilleure communication visuelle, traduction en 3 langues du site, inscription et diffusion de newsletter, agenda des évènements, création d’une nouvelle boîte mail.
Contraintes : Avoir un site responsive, et multilingue.
3- On analyse l’environnement et la concurrence du projet.
Cette étape est facultative, mais elle peut devenir indispensable dans le cas où la concurrence est rude et où l’on souhaite se démarquer.
On note alors, qui sont les concurrents directs, quelles sont leurs forces et faiblesses, quel est leur positionnement vis à vis de leur image, comment se différencie-t-on d’eux…?
4- On s’intéresse à la charte graphique (si déjà existante).
Dans le cas d’un projet de design (web ou graphique), il est important de tenir compte de la charte graphique initiale du client (sauf si bien sûr l’idée du projet est de la recréer).
On indique alors les couleurs et typographies utilisées, le logo, le style graphique, les illustrations etc.
5 – On évoque le budget alloué.
On donne une estimation des prestations envisagées. Attention à ne pas voir trop bas, pour appréhender des dépenses annexes si besoin (par exemple un nouveau module payant, une demande imprévue etc.).
6 – On annonce un délai souhaité.
Choisissez une date butoir cohérente avec la demande et la charge de travail qu’elle implique.
Tout comme pour le budget, il ne faut pas le sous-estimer et voir trop rapide. Il faut être réaliste et conscient de la complexité de la demande. Un délai trop court peut engendrer un projet bâclé, ou le report des deadlines.
Cette partie peut également être rédigée sous la forme d’un planning prévisionnel des différentes taches/étapes à effectuer.
7 – On énumère les différents types de contenu, et fonctionnalités qui sont prévus dans l’élaboration du projet, et si possible, on les détaille.
Par exemple, cela peut être une arborescence de site internet, des vidéos, des images, des pdfs à télécharger, un fil d’Ariane, des menus et méga menu, un module de gestion et de publication d’actualités…
8 – On explique comment les fonctionnalités du projet seront réalisées.
On expose les procédés et méthodes de développement.
Par exemple : La maintenance, les outils d’administration, la solution d’hébergement, la migration, la gestion de la sécurité des données, le choix du CMS…
9- On pense aux critères techniques à respecter :
conditions d’exécutions, les matériaux à utiliser, les supports employés etc.
10 – Enfin, on peut ajouter des documents annexes qui aident à cerner davantage le sujet.
Comme par exemple : des maquettes, une arborescence, des croquis, des wireframes etc.
Le cahier des charges est un support, un guide pour mener à bien un projet. Il n’est pas forcément définitif et peut être modulé si besoin.
Il peut avoir un côté juridique lorsqu’il est signé, mais c’est surtout une base d’échange entre le client et son prestataire.
Voilà, vous savez tout sur le cahier des charges !
SI vous avez besoin de conseils ou d’aide pour rédiger un cahier des charges, n’hésitez pas à nous contacter 😉, nous avons l’habitude.
